Enviar fax
Enviar fax desde gmail puede parecerte una forma extraña de comunicarte.
Como te explicaré, hay razones para unir un medio de comunicación arcaico como es el fax con uno propio de internet como es el correo electrónico.
Enviar fax era una tarea rutinaria cuando empecé mi negocio de equipos de oficina en el año 90.
No existían los SMS, correos electrónicos ni Whatsapp.
Las comunicaciones entre empresas o con administraciones se hacían por correo ordinario (que tardaba una semana) o a través de un telefax (que era inmediato)
Y, debido a la inmediatez, enviar fax era lo usual.
Si necesitas enviar y recibir faxs con cierta frecuencia, puedes plantearte comprar una impresora con multifunción con función de fax.
En Amazon las puedes encontrar por menos de 70€.
Por qué enviar fax
Actualmente el fax es el símbolo de un sistema de comunicación obsoleto.
Como en su momento lo fueron el telegrama o el correo postal.
Sin embargo, enviar fax tiene una ventaja que no tienen otros medios electrónicos.
Tienes una confirmación.
Las páginas de confirmación son la razón más importante por la que se sigue utilizando el fax.
Cuando envías un fax, recibes una «página de confirmación». Se trata de una impresión que indica que la máquina de fax en el extremo receptor ha dicho «mensaje recibido».
Incluye detalles como la fecha y la hora de la transmisión y los números de fax de ambas máquinas de fax.
Las páginas de confirmación son un equivalente electrónico del envío de correo certificado.
Queda constancia de que la otra máquina de fax ha recibido el mensaje.
Otros métodos electrónicos (por ejemplo, el correo electrónico) son más parecidos al correo ordinario.
El mensaje se envía y no hay confirmación de su recepción.
¿Ha llegado el mensaje a la bandeja de entrada de alguien?
¿Fue a la bandeja de entrada de la persona correcta?
¿Fue a parar a un filtro de spam?
Nadie suele dar acuse de lectura de correos electrónicos.
Una página de confirmación es que hace más difícil que alguien alegue que «nunca recibió el mensaje».
Enviar fax online
Hoy tenemos diferentes maneras de enviar un fax on line.
Puedes enviar fax on line utilizando tu PC, portátil, smartphone o tableta.
Puedes enviar fax online desde Gmail (o cualquier otro servidor o cliente de correo electrónico), desde Google Drive (Google Docs y Google Sheets), desde un PC con Windows, desde un Mac (con las aplicaciones de productividad de Apple, incluyendo páginas y números), enviar un PDF a un fax, desde Microsoft Word.
En las empresas es frecuente poder enviar un fax online desde el propio software empresarial.
Incluso puedes enviar fax desde Gmail.
Que necesitas para enviar un fax online
En primer lugar, necesitas suscribirte a un servicio que admita el envío de faxes por correo electrónico.
Básicamente, necesitas un intermediario que asigne un número a tu correo electrónico y en el cual puedas poner el número del fax del destinatario.
Para enviar un fax en un correo electrónico, introduce el número de fax del destinatario en el campo Para, seguido del dominio del proveedor de fax antes de enviarlo.
Por ejemplo, si te suscribes a un servicio como IFAX, EFAX , Telefacil o Infofax , necesitas poner como destinatario del correo electrónico el número del fax destinatario y el dominio de la empresas de fax a la que te suscribes.
Por ejemplo, con la dirección de correo 123456789@ifaxapp.com estarías enviando un fax al número 123456789 a través de la plataforma IFAX.
Aunque estos servicios son de pago, puedes enviar fax gratis desde email.
Por supuesto, también puedes enviar fax desde gmail.
Enviar fax desde gmail
Para enviar fax desde gmail en primer lugar, necesitarás una cuenta de Gmail y un número de fax en línea, o número de fax al que quieres dirigirte.
Paso 1 – Consigue una cuenta de Gmail. (probablemente ya tengas una)
Paso 2 – Elija una compañía de fax basada en la web para su cuenta. Esta empresa se encargará de gestionar sus faxes salientes y entrantes en línea.
Paso 3 – Redactar el correo electrónico. Entra en tu Gmail como lo harías normalmente y haz clic en la pestaña Redactar correo electrónico.
Paso 4 – Introduce el número de fax. En el lugar donde normalmente introducirías una dirección de correo electrónico, escribe el número de fax de destino. Sin espacios ni guiones, sólo números, y detrás, la extensión de la compañía de fax, así…
2024336755@rcfax.com
Paso 5 – Añade tu mensaje. Su línea de asunto funciona como el mensaje para la portada de tu fax. Escribe allí el mensaje de portada que desee.
Luego, en el cuerpo del correo electrónico, escribe tu fax y luego adjunta cualquier documento (escaneado, foto, pdf, documento de Word y más) que quieras enviar por fax.
¿Qué es un número de fax de Google?
Número de fax de Google
El número de fax de Google es un número de fax en línea que reenvía todos los faxes entrantes a tu servicio de lista de correo preferido (como todo el mundo, recomendamos utilizar Gmail).
Como hemos dicho antes, te permite enviar y recibir faxes desde tu ordenador o dispositivo móvil.
Ahora que ya sabes lo que es, empecemos con lo realmente importante.
¿Cuáles son los requisitos del número de fax de Google?
Muy sencillo, lo único que necesitas es una cuenta de Gmail y un servicio de fax online.
Cómo conseguir un número de fax para Gmail
En el pasado, para conseguir un número de fax de Gmail para enviar faxes, se necesitaba una máquina de fax, una instalación y servicios de línea alquilada.
Esto se traducía en una inversión de dinero y tiempo en el envío de documentos a los clientes y a la oficina.
¿Es difícil conseguir un número de fax de Google?
Por suerte para nosotros, hoy en día se tarda unos 3 minutos en conseguir un número de fax.
La tecnología del fax digital ha avanzado tanto que podemos utilizar nuestra cuenta de Gmail para enviar y recibir faxes online sobre la marcha, ¡en cuestión de minutos!
Lo mejor de todo es que no tienes que gastar dinero en una línea telefónica fija porque utilizas un número de fax de Google.
Así como lo lees, hay una y sólo una manera de obtener un número de fax de Google; es utilizando un proveedor de servicios de fax en línea.
Enviar fax gratis
Es posible que haya oído que existen servicios que te ofrecen enviar fax gratis.
Pero realmente obtienes lo que pagas.
Pero debes saber que todo tiene un precio…aunque sea en forma de publicidad en tu fax.
No pongas en peligro tu reputación o tus datos permitiendo algo que no es lo mejor para tu negocio.
Para enviar fax gratis, primero debes encontrar una plataforma de fax gratis y registrarte en ella.
Normalmente, estas plataformas no son adecuadas para empresas que utilizan el fax a diario en su administración, ya que no tienen características que garanticen la seguridad y trazabilidad del fax.
Pero te permiten enviar varios faxes al mes de forma gratuita y sin mucho esfuerzo.
Como enviar fax gratis
Estas plataformas, en pocas palabras, hacen dos cosas básicas.
Primero, te asignan un número de fax para recibir tus faxes.
Segundo, registran tus correos electrónicos.
Con la información del número de fax y email la aplicación puede enviar y recibir faxes desde tu cuenta de correo electrónico.
Para recibir fax, la plataforma enviará todos los fax que lleguen al número de fax que pusiste cuando te registraste.
Y los envían al correo electrónico que registraste para que puedas recibir fax en tu cuenta de correo electrónico.
Para enviar fax gratis, utiliza la dirección de correo electrónico de la plataforma y añade el número de fax al que quieres enviar el fax al principio (antes del signo «arroba»).
Por ejemplo, para la plataforma eComFax sería [número de fax de destino] @ecomfax.com. Esta es la dirección a la que se envía el correo electrónico del fax.
Cuando la plataforma recibe el correo electrónico enviado desde tu ordenador entiende qué usuario eres porque previamente registraste esa dirección de correo electrónico cuando te registraste en la plataforma.
Y con el número de fax que pusiste al principio (antes del signo «@») de la dirección de correo electrónico, la plataforma sabe a qué número enviar el fax.
Esto lo puedes hacer independientemente del servidor de correo electrónico que tengas.
Hay varios sitios web que te permiten enviar faxes de forma gratuita, pero hay algunas limitaciones.
No puedes enviar todos los que quieras.
Probablemente sólo te permitirán enviar un fax al día, por dirección IP.
Y como no tienes número propio, no puedes recibir los faxes que recibes.
Y eso, por supuesto, no es lo que queremos que consigas.
Por otro lado, el servicio está disponible para cualquier empresa, y pueden cobrar algo así como 5 euros al mes, con un número gratuito.
En cuanto a los servicios de fax online, hay bastantes, pero nosotros recomendamos RingCentral.
Te dan un número de Google Fax completamente gratis cuando te registras para una prueba ilimitada de 30 días, lo que significa que obtienes el mismo servicio que un usuario premium durante 30 días.
Cómo conseguir un número de fax virtual paso a paso
Paso 1: Elige uno de los muchos servicios de fax online y encuentra el que se adapte a tus necesidades.
Paso 2: Regístrarse . Rellena el formulario y elije un número de fax local o gratuito (puede variar en función de su lugar de residencia).
Paso 3: Vincula el número que acabas de recibir con tu cuenta de Gmail.
Paso 4: (Opcional) Accede a tu cuenta y añade todas las direcciones que necesites para recibir faxes.
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